• Search
Search

Quy trình công tác

2.1 Đối với khách của BGH

TT

Các bước thực hiện

Nội dung công việc

Đơn vị thực hiện

Ghi chú

1

 

Lập kế hoạch
 

 

- Liên hệ và tìm hiểu thông tin liên quan về khách/đối tác.

- Lập tờ trình kế hoạch đón khách.

- Chuẩn bị dự thảo thư mời cho khách.

- Phòng HTQT

- Phòng HTQT   

- Phòng HTQT   

- Tờ trình theo Biểu mẫu 2

- Thư mời in trên giấy tiêu đề (letterhead)

2

 

Góp ý kế hoạch

 

-  Trao đổi với các đơn vị chức năng về nội dung, chương trình làm việc, dự kiến phân công công việc.

-  Góp ý nội dung trong tờ trình tiếp khách.

- Phòng HTQT

 

- Các Phòng chức năng liên quan

 

3

 

Duyệt kế hoạch

 

- Trình kế hoạch sau khi có ý kiến thống nhất của các đơn vị chức năng.

- Duyệt tờ trình, ký thư mời.

- Phòng HTQT

 

- BGH

 

4

 

 

Thực hiện kế hoạch

 


 

- Chuẩn bị các thủ tục nhập cảnh, visa cho khách (nếu có yêu cầu).

- Mời các cá nhân/đơn vị liên quan tham gia tiếp khách.

- Thực hiện công tác chuẩn bị (phòng làm việc, tài liệu, công tác lễ tân, hậu cần).

- Báo cáo cho các cơ quan chức năng theo quy định.

- Tổ chức đón tiếp theo kế hoạch.

- Phòng HTQT

 

- Phòng HTQT

- Phòng HTQT

 

- Phòng HTQT

- BGH và các cá nhân/đơn vị liên quan

Cá/nhân đơn vị liên quan thực hiện theo kế hoạch được phân công

5

 

Báo cáo kết quả
 

 

- Báo cáo tóm tắt kết quả làm việc gửi BGH và các cá nhân/đơn vị liên quan.

- Phân công các cá nhân/đơn vị tiếp tục theo dõi, phát triển hợp tác.

- Tiếp tục xúc tiến hợp tác theo phân công.

- Phòng HTQT

 

- BGH

 

- Cá nhân/đơn vị

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Đối với khách của Đơn vị

TT

Các bước thực hiện

Nội dung công việc

Đơn vị thực hiện

Ghi chú

1

 


​Lập kế hoạch 

 

- Lập tờ trình kế hoạch đón khách.

- Chuẩn bị dự thảo thư mời cho khách.

- Đơn vị mời khách

- Phòng HTQT   

- Tờ trình theo Biểu mẫu 2

 

2

 

Góp ý kế hoạch

 

- Tiếp nhận, giải quyết đề nghị/tờ trình.

-  Góp ý nội dung đề nghị/tờ trình.

 

- Phòng HTQT    

- Các Phòng chức năng liên quan

 

3

 

Duyệt kế hoạch

 

 

 

- Trình kế hoạch sau khi có ý kiến thống nhất của các đơn vị chức năng.

- Phê duyệt tờ trình, ký thư mời.

- Phòng HTQT    

 

- BGH

 

 

 

Thực hiện kế hoạch

 

- Hỗ trợ thủ tục nhập cảnh, visa cho khách (nếu có yêu cầu).

- Thực hiện công tác chuẩn bị (phòng làm việc, tài liệu, công tác lễ tân…).

- Báo cáo cho các cơ quan chức năng theo quy định.

- Tổ chức đón tiếp theo kế hoạch đã phê duyệt.

- Phòng HTQT

 

- Đơn vị

 

- Phòng HTQT

- Đơn vị

Đơn vị chức năng liên quan hỗ trợ

4

 


​Báo cáo kết quả 

 

- Báo cáo tóm tắt kết quả làm việc gửi Phòng HTQT

- Tiếp tục xúc tiến hợp tác theo kế hoạch.

- Đơn vị

 

- Đơn vị

 

 

  • Ngày cập nhật: 21/07/2022
  • Ngày đăng: 30/12/2020
In nội dung

Công tác lễ tân và quản lý hồ sơ

 
a, Trước khi khách đến
 
 
TT
Nội dung công việc
Thực hiện
Ghi chú
1
Báo cáo các cơ quan chức năng tỉnh Khánh Hòa
- Gửi thông tin, danh sách (Biểu 5)
- Làm công văn báo cáo
 
 
- Đơn vị
- P. HTĐN
Báo cáo 4 ngày trước khi khách tới
2
Bố trí chỗ ở, khách sạn cho khách theo yêu cầu
- P. HTĐN
- Đơn vị
Nếu ở trong Trường, TT PVTH bố trí chỗ ở
3
Bố trí xe đưa đón khách khi có yêu cầu
P. TC – HC
Đơn vị làm đề nghị sử dụng xe
4
Bảo đảm an toàn cho khách trong phạm vi Trường
P. TC – HC
Đơn vị thông báo danh sách cho Tổ bảo vệ
5
Chuẩn bị phòng họp, các trang thiết bị (máy chiếu, máy tính, title, hoa, nước uống, quà tặng, quốc kỳ, cờ logo); mời báo, đài đưa tin (nếu cần)
- P. TC – HC
- P. HTĐN
Đơn vị làm đề nghị sử dụng phòng gửi P. TC – HC
 
b, Khi tiếp và làm việc với khách
 
TT
Nội dung công việc
Thực hiện
Ghi chú
1
Giới thiệu đại biểu, thành phần tham dự, trao đổi danh thiếp
Đơn vị chủ trì
Giới thiệu các đại biểu trong trường trước, từ cao xuống thấp
2
Giới thiệu nội dung, chương trình làm việc
Đơn vị chủ trì
 
3
Làm việc và thảo luận với khách
- Đơn vị chủ trì
- Các đại biểu
Theo kế hoạch đã được thống nhất
4
Tổng kết, bế mạc làm việc, ký kết văn bản (nếu có), tặng hoa, tặng quà, chụp ảnh lưu niệm
- BGH (chủ trì)
- Đơn vị
- P. HTĐN
- P. TC - HC
- Các đại biểu
Tiến hành trang trọng, lịch sự, đúng trình tự

 

  • Ngày cập nhật: 30/12/2020
  • Ngày đăng: 30/12/2020
In nội dung

Thủ tục, trình tự cấp hộ chiếu công vụ

Đối tượng: Các công chức lãnh đạo từ phó, trưởng đơn vị trở lên đều có thể đề nghị cấp hộ chiếu công vụ:

TT
Nội dung
Thực hiện
Thời gian
Biễu mẫu
Ghi chú
1
Điền thông tin vào tờ khai
Cá nhân
 
Khai trực tuyến trên: http://www.mofa.gov
Khai đúng hướng dẫn
2
Xác nhận thông tin trong tờ khai
Hiệu trưởng
Sau khi nhận được tờ khai
 
Chữ ký mực
3
Quyết định cử đi nước ngoài
- Soạn quyết định
- Ký quyết định
 
 
- P. TC-HC
- Hiệu trưởng
Sau khi nhận được đề nghị
Theo mẫu của P. TC – HC
Chữ ký mực
4
Chuẩn bị hồ sơ  gồm*: Quyết định, thư mời, tờ khai, hình 4x6cm, giấy giới thiệu, phiếu đề nghị, hộ chiếu cũ (nếu là cấp mới)
Cá nhân
Sau khi có quyết định
 
Phiếu đề nghị: lấy và khai tại nơi nộp hồ sơ
5
Cấp hộ chiếu
Sở Ngoại vụ Tp HCM hoặc Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao
03 ngày làm việc từ khi nhận được đủ hồ sơ
 
- Sở Ngoại vụ: 6 Alexandre De Rhodes, Q.1, TP. HCM
- Bộ Ngoại giao: 40 Trần Phú, Ba Đình, HN
6
Nhận kết quả
Sở Ngoại vụ Tp HCM hoặc Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao
Theo ngày ghi trên giấy hẹn
 
Nộp lệ phí cấp hộ chiếu

 

  • Ngày cập nhật: 30/12/2020
  • Ngày đăng: 30/12/2020
In nội dung

Đối với các trường hợp đi dự hội nghị, hội thảo quốc tế thăm quan, tìm hiểu, thực tập sinh ngắn hạn (dưới 3 tháng), trình tự như sau

TT
Nội dung
Thực hiện
Thời gian
Biễu mẫu
Ghi chú
1
Làm đơn đề nghị đi công tác nước ngoài (có xác nhận của trưởng đơn vị)
Cá nhân
 
Đơn gửi BGH, P. TC-HC, P. HTĐN, P. KHCN
2
Cho phép cá nhân đi công tác nước ngoài
Hiệu trưởng
2 ngày sau khi nhận được đơn
 
Có ý kiến đồng ý của P. TC – HC, P. HTĐN, P.KHCN
3
Quyết định cử đi nước ngoài
- Soạn quyết định
- Ký quyết định
 
 
- P. TC-HC
- Hiệu trưởng
Sau khi nhận được đề nghị
Theo mẫu của P. TC - HC
Chữ ký mực
4
Hoàn thiện hồ sơ đi công tác nước ngoài
Cá nhân
Sau khi có quyết định
 
P. TC-HC hỗ trợ thủ tục
5
Làm các thủ tục nhập cảnh
Cá nhân
30 ngày trước khi xuất cảnh
 
P. HTĐN tư vấn, hỗ trợ
6
Đi công tác nước ngoài
Cá nhân
Theo kế hoạch
 
Báo cáo cơ quan ngoại giao VN ở nước ngoài
7
Báo cáo công tác sau chuyến đi
Cá nhân
Không quá 7 ngày khi về nước
 
Báo cáo gửi P. TC-HC, P. KHCN,  sao gửi P. HTĐN

 

  • Ngày cập nhật: 30/12/2020
  • Ngày đăng: 30/12/2020
In nội dung

 Hội thảo quốc tế cấp Trường (do trường tổ chức, đăng cai, hoặc được ủy quyền tổ chức)

TT

Các bước thực hiện

Nội dung công việc

Đơn vị thực hiện

Ghi chú

1

 


​Lập kế hoạch 

 

- Lập tờ trình đề xuất tổ chức hội thảo.

- Các đơn vị chức năng góp ý kế hoạch tổ chức hội thảo.

- Phòng HTQT

 

- Các đơn vị chức năng

- Tờ trình theo Biểu mẫu 4

 

2

 

Duyệt kế hoạch

 

- Trình kế hoạch tổ chức hội thảo

- Phê duyệt kế hoạch tổ chức hội thảo.

- Thành lập BTC hội thảo, các ban chuyên môn (nếu cần).

- Phòng HTQT

 

- BGH

 

- BGH

 

3

 

 

Xin phép tổ chức
 

 

- Đề xuất Bộ GDĐT duyệt chủ trương tổ chức hội thảo.

- Phê duyệt tổ chức hội thảo.

- Phòng HTQT  

 

- Bộ GDĐT

 

4

 

Công tác chuẩn bị
 

 

Thực hiện công tác chuẩn bị tổ chức hội thảo (thông báo, nhận/duyệt báo cáo, dự thảo chương trình, kinh phí, cơ sở vật chất v.v.).

- BTC

 

Đơn vị chức năng hỗ trợ

5

 

Tiến hành hội thảo

 

- Thực hiện tổ chức hội thảo theo kế hoạch.

- BTC

Đơn vị chức năng hỗ trợ

6

​Báo cáo kết quả 

- Tổ chức thanh, quyết toán chi phí tổ chức hội thảo.

- Tổng hợp báo cáo kết quả cho BGH.

- Soạn công văn báo cáo Bộ GDĐT.

- BTC

 

- BTC

 

- Phòng HTQT

 

 

  • Ngày cập nhật: 21/07/2022
  • Ngày đăng: 30/12/2020
In nội dung

Thủ tục xin phép thực hiện chương trình đào tạo liên kết quốc tế

TT

Nội dung

Thực hiện

Thời gian

Ghi chú

1

Trao đổi, thảo luận với đối tác về chương trình liên kết

Đơn vị

Ít nhất 12 tháng trước khi trình đề án

Thuộc kế hoạch năm của đơn vị

2

Ký kết văn bản khung thực hiện chương trình liên kết

- BGH

- P. HTĐN

- Đơn vị

Sau khi các bên thống nhất các nội dung liên quan

P. HTĐN xem xét, tư vấn nội dung văn bản ký kết

3

Lập đề án thực hiện chương trình liên kết đào tạo

- P. ĐT

- Khoa SĐH

- P. HTĐN

- P. ĐBCL

- Đơn vị

It nhất 9 tháng trước khi thực hiện

- P. ĐT chủ trì, lấy ý kiến các đơn vị liên quan - Các đơn vị khác phối hợp

4

Phê duyệt đề án cấp trường

BGH

2 tuần sau khi nhận được đề án

  

5

Làm thủ tục đề nghị Bộ GD – ĐT phê duyệt dự án

- P. ĐT

- P. HTĐN

Sau khi BGH phê duyệt cấp trường

BGH ký công văn

6

Phê duyệt đề án liên kết đào tạo

Bộ GD – ĐT

6 tháng trước khi thực hiện

  

7

Tiến hành thực hiện các nội dung của đề án

- P. ĐT

- Khoa SĐH

- P. HTĐN

- P. ĐBCL

- Đơn vị

Sau khi đề án được phê duyệt

Tuân thủ các quy chế liên kết đào tạo của Bộ GD - ĐT

9

Báo cáo kết quả thực hiện khi đề án kết thúc

- P. ĐT

- Đơn vị

- P. ĐBCL

Không quá 3 tháng sau khi kết thúc chương trình

Báo cáo gửi BGH, Bộ GD –ĐT và các cơ quan chức năng

 

  • Ngày cập nhật: 30/12/2020
  • Ngày đăng: 30/12/2020
In nội dung

Thủ tục hồ sơ đề nghị phê duyệt dự án

 

TT
Nội dung
Thực hiện
Thời gian
Biểu mẫu
Ghi chú
1
Liên hệ với đối tác về việc xây dựng dự án
Đơn vị, cá nhân chủ trì
 
 
 
2
Kết hợp đối tác xây dựng sơ thảo ý tưởng, nội dung dự án
Đơn vị/ cá nhân/ Đối tác nước ngoài
 
 
 
3
Lập đề cương sơ bộ và tổ chức đánh giá cấp cơ sở
Đơn vị/ cá nhân/ Đối tác nước ngoài
 
P. HTĐN tư vấn, hướng dẫn
4
Lập đề cương chi tiết dự án trình BGH (qua Phòng HTĐN) và tổ chức thuyết trình dự án
Đơn vị chủ trì
 
Lấy góp ý của các cá nhân, đơn vị liên quan
5
Làm công văn đề nghị cấp trên phê duyệt
-         Soạn thảo
-         Phê duyệt
 
 
- P. HTĐN
- BGH
02 ngày sau khi nhận đề cương chi tiết
 
 
6
Phê duyệt dự án
Cơ quan chủ quản
Tùy theo từng dự án
 
 
7
Đề xuất thành lập Ban quản lý dự án và tiến hành thực hiện dự án
- Đơn vị
- P. TC-HC
- P. HTĐN
Khi dự án được phê duyệt
 
 
8
Thành lập BQL DA
- Dự án trên 1 triệu đô
- Dự án dưới 1 triệu đô
 
- Bộ GD-ĐT
- BGH
10 ngày sau khi được phê duyệt
 
 
9
Báo cáo tiến độ dự án
Đơn vị, cá nhân chủ trì
- Theo quý
- Theo năm
 
10
Báo cáo tổng kết dự án
Đơn vị, cá nhân chủ trì
15 ngày sau khi kết thúc
 

 

  • Ngày cập nhật: 30/12/2020
  • Ngày đăng: 30/12/2020
In nội dung
Copyright 2025 Phòng Hợp tác Quốc tế